На основании каких документов проводится списание фактически израсходованных горюче-смазочных материалов для транспортных средств на предприятии?

На підставі яких документів проводиться списання фактично витрачених пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів на підприємстві?        Відповідно до п. 138.2 ПКУ витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II ПКУ. Зокрема, п. 44.1 ПКУ визначено, що для цілей оподаткування платники податку зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.       Частиною 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факт здійснення господарської операції. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.       Відповідно до ч. 2 ст. 9 цього ж Закону первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.       Пункт 1 наказу Мінтрансу та Мінстату від 29.12.95 р. № 488/346 «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» визначає подорожні листи як типові форми первинного обліку роботи вантажного автомобіля. Пункт 2 цього наказу закріплює обов'язкове застосування подорожніх листів всіма суб'єктами господарської діяльності, незалежно від форм власності.       Пункт 2 наказу Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» встановлює обов'язкове застосування подорожнього листа всіма суб'єктами підприємницької діяльності, установами і організаціями незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності, які експлуатують службові легкові автомобілі або для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями       Пункт 1.1 Інструкції № 74 встановлює, що застосування подорожнього листа здійснюється для обліку транспортної роботи службових легкових автомобілів.       Відповідно до п. 1.3, 2.1 Інструкції № 74 подорожній лист є для перевізника підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за надання транспортних послуг та застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається.       Відповідно до п. 2.1 Інструкції № 74 перевізники, які експлуатують службові легкові автомобілі – власні або орендовані (без водія), зобов'язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві подорожній лист. Застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається.       Таким чином, списання фактично витрачених пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів повинно проводитися на підставі первинних документів – подорожніх листів встановленої законодавством форми.        Марина Костенко    юрист АФ «Є.С.Аудит»        Дата підготовки 22.02.2013

По материалам: ЛИГА:ЗАКОН