Ошибки предпринимателей или как найти «свои грабли»

В рамках своей деятельности, мы предоставляем консультации по учету и отчетности предпринимателям, сопровождаем любой этап деятельности предпринимателя – от регистрации до ликвидации. Часто наблюдаем множество ситуаций, когда предприниматели неосознанно допускают ошибки, находят свои «грабли», на которые уже наступали предшественники. Избитая фраза «учиться на чужом опыте» как нельзя кстати.Предлагаем ознакомиться с наиболее распространенными, типичными ошибками, встречающимися в деятельности предпринимателей, особенно на первичном этапе ведения бизнеса. 1. Виды деятельности (КВЭДов) в учредительных документах предпринимателя. Некоторые предприниматели, регистрируя свою деятельность, не могут конкретизировать, чем именно планируют заниматься. Регистрируя в администрации или оформляя Свидетельство плательщика единого налога, предприниматели неверно указывают вид (несколько видов) деятельности, которыми собираются заниматься, а то и забывают какой-то из видов КВЭД указать. Причин много: «мало времени, чтобы читать», «не знаю где читать», «неверно подсказали юристы», «такого КВЭД нет, чем я хочу заниматься» и т.д. Иногда предприниматели мотивируют отсутствие нужного вида деятельности тем, что не видят необходимости включать все виды деятельности, если указаны самые главные. Если на общей системе налогообложения такая неопределенность в большинстве случаев не критична, то для плательщиков единого налога на 1 и 2 группе, может обернуться штрафами, потерей от суммы дохода до 15-17%. Подробно о размерах штрафов для предпринимателей на едином налоге читайте в статье "Упрощенная система: ответственность, риски, штрафы" Чтобы не попасть в подобную ситуацию, нужно четко сформулировать – какая именно планируется деятельность и, за что планируется получение дохода. Определить специализацию бизнеса и найти, какими видами КВЭДов он представлен в классификаторе видов деятельности Украины - КВЭД 2010. Позаботиться, чтобы при подаче любой документации на регистрацию или внесении изменений в учредительные документы, всегда оставалась копия документации, которая предоставляется в государственные органы (администрацию, налоговую службу). 2. Выбор системы налогообложения. К сожалению, некоторые начинающие бизнесмены недостаточно владеют необходимыми минимальными знаниями в области финансов. Речь идет о понимании денег и денежных потоков, понимании таких терминов, как доход, выручка, заемные средства. Вопросы, которые с легкостью решаются ежедневно в домашнем обиходе при планировании семейного бюджета, при проецировании на предпринимательскую деятельность – требуют взвешенных решений. Недостаточный уровень знаний в области финансов и экономики сказывается на результатах бизнеса, но, как правило, его влияние незаметно и может долгие годы не приносить ощутимых убытков. Более ощутимыми потерями для предпринимателя может стать, низкий уровень в области бухгалтерского и налогового учета, так как ситуация рано или поздно приведет к штрафам. Многое зависит от выбора системы налогообложения. Над выбором системы налогообложения следует подумать до момента регистрации предпринимательской деятельности. От выбора системы налогообложения будет зависеть, как Вы будете вести бизнес, с «кем», «как» и какая чистая прибыль будет в «итоге на руки». К примеру, если покупателями и заказчиками будут в основном физические лица, то оптимально применять упрощенную систему налогообложения 1 или 2-й группы единого налога. если же Вы планируете работать с юридическими или физическими лицам, которые не хотят терять налоговый кредит по НДС, то следует стать плательщиком НДС, на общей или упрощенной системе налогообложения. Не лишним будет выяснить, какую систему налогообложения преимущественно используют конкуренты и потенциальные заказчики Ваших услуг на рынке, на котором планируется предоставление услуг. Бывает, что на том или ином рынке услуг преимущественно работают участники на упрощенной системе налогообложения без НДС. В таком случае предоставление услуг без НДС будет привычным для заказчиков. Неверный выбор системы налогообложения может стать потерей в виде излишне уплаченных налогов, в размере от 3% до 20% от оборота. Конечно, предпринимателю не обязательно самому стать бухгалтером и экспертом в области налогового учета. Чтобы сделать оптимальный выбор, достаточно обратиться к специалистам, профессионалам по данным вопросам. Пожелание. Развивайте бизнес постепенно, сначала начните работать без НДС, это позволит Вам оценить, понять, как «пошел» Ваш бизнес, оправдались ли Ваши предположения. И когда Ваших заказчиков с НДС будет большинство, - зарегистрируйтесь плательщиком НДС. Работать без НДС проще, да и для штрафов у налоговиков меньше поводов. 3. Неподача отчетности при отсутствии деятельности. Одной из распространенных ошибок, встречающихся у начинающих предпринимателей, является неподача отчетностиили неуплата налогов при отсутствии деятельности. Независимо от того: когда была регистрация, даже если в последний день квартала; как Вы себя чувствуете, находитесь дома или в больнице; где Вы находитесь, - в отпуске, или командировке; Предприниматель обязан предоставить налоговую отчетность. Конечно, если у Вас есть «уважительная причина», необходимо запастись подтверждающими документами, если хотите доказать что-то налоговикам. Ведь у предпринимателей есть «право» пойти в отпуск». Но для этого необходимо оформление соответствующих документов. Размер потерь для предпринимателя при неподаче отчетности просчитать предварительно сложно. Потери зависят от системы налогообложения, срока неподачи отчетности и т.п. Неподача налоговой декларации (например, плательщика единого налога или декларации по НДС) первично обойдется штрафом в размере 170 грн., повторное нарушение в течение года обойдется уже в 1020 грн. за отчет. Предотвратить подобные ошибки можно только путем своевременного изучения законодательства или обращение к специалистам в данной области. 4. Использование запрещенной формы расчетов По ряду причин, некоторые предприниматели на едином налоге поддаются соблазну — соглашаются на бартер, взаимозачеты, переводы долга, вексельную форму и т. п. Одни от незнания, другие – от недостатка выбора и страха потерять деньги или заказчика. Очень часто слышим ответ – «Ведь так работают все!» «Все» - это кто-то из Ваших знакомых или Вы увидели в Интернете, что «кто-то» так работает, но это не означает, что так «можно» работать с точки зрения Налогового Кодекса и других законодательных актов, действующих на сегодняшний день. Самый простой пример работа на едином налоге с использованием платежей через WebMoney. Что об этом думают налоговики, читайте в статье «Ответственность и штрафы для предпринимателя на едином налоге» Цена ошибки - автоматическое лишение права работать на едином налоге. Один из путей решения – повышение собственного уровня осведомленности вопросами, с которыми предприниматель сталкивается каждый день. Как минимум, нужно внимательно ознакомиться с нужными разделами и статьями Налогового Кодекса Украины. Второй путь – привлечение соответствующих необходимых специалистов. 5. Халатное отношение к оформлению, сбору и хранению документов В среде предпринимателей существует устоявшееся мнение, что предприниматели не должны вести учет, а потому им не нужна первичная документация. Однако Налоговый кодекс Украины обязывает предпринимателей получать и хранить первичную документацию. Отсутствие документации, несоблюдение хронологии оформления совершаемых хозяйственных операций - все это может повлечь за собой потери для предпринимателя. Во-первых, к предпринимателю могут применить штрафные санкции. Размер штрафных санкций может быть разным. Самый большой размер штрафа предусмотрен за отсутствие у предпринимателя товарных чеков или расчетных квитанций, которые оформляются при получении выручки предпринимателем. Если предприниматель на едином налоге при получении денег не оформил товарный чек или расчетную квитанцию, к нему могут применить штраф в пятикратном размере от суммы выручки в чеке. Подробнее о размерах штрафов читайте на странице "Упрощенная система: ответственность, риски, штрафы". Во-вторых, отсутствие документации, может привести к увеличению налоговой базы и сумм налогов к уплате в бюджет. Если входящие документы от поставщиков оформлены неправильно, такие расходы нельзя учитывать при исчислении налога с доходов физических лиц предпринимателей на общей системе налогообложения. Для разных первичных документов установлены различные сроки хранения документации. Ответственность за нарушение сроков хранения документации установлена ст. 121 Налогового Кодекса Украины (далее НКУ). 6. Нарушение порядка ведения кассовых операций и работа без применения регистраторов расчетных операций (далее РРО) Поскольку предприниматели преимущественно не используют РРО, бытует мнение, что предпринимателям не обязательно использовать кассовые аппараты. Такое безоговорочное мнение не соответствует законодательству. Не все без исключения предприниматели имеют право не использовать кассовые аппараты. Работать без РРО могут только предприниматели на упрощенной системе налогообложения. А потому, как только предприниматель покинул ряды «единщиков», он обязан использовать кассовый аппарат. Хотелось бы обратить внимание, что кассовый аппарат обязан быть зарегистрирован в налоговой службе. Соответственно, каждая операция по реализации товара должна быть проведена через кассовый аппарат. Если при реализации предприниматель не оформил чек и не выдал кассовый чек покупателю, к нему может быть применена штрафная санкция в пятикратном размере от суммы реализации по чеку. Следует помнить, что к порядку оформления, выдачи, хранения, учета и списания кассовых чеков предъявляются жесткие требования. Необходимо правильно оформлять все документы - отчеты кассира за день, вести кассовую книгу, бережно хранить Z-отчеты. В области применения РРО принят ряд новшеств, касающихся использования электронных кассовых лент, а потому следует ознакомиться с изменениями, дабы не совершить новых ошибок. Часто начинающие владельцы бизнеса воспринимают денежные средства предпринимателя как свои собственные, ошибочно полагая, что, никаких ограничений в их деятельности не существует. Поэтому возникает ряд сложностей при работе с банковским счетом, при зачислении или снятии денег со счета. Согласно последним разъяснениям налоговых консультантов, при зачислении средств на расчетный счет в платежных документах «рекомендуется» указывать, что на счет зачисляется торговая выручка, с обязательным указанием - за какой, именно период. Если предприниматель зачисляет «свои» денежные средства, которые к предпринимательской деятельности не имеют отношения, предприниматель обязательно должен указать, что вносит на счет «личные денежные средства», для того чтобы данные средства не учитывались в доход предпринимателя. Вы спросите, когда же такая ситуация может быть? Приведем пример. Предприниматель арендует помещение, но деятельности не ведет, а аренду все равно нужно оплачивать, как оплатить - внести «свои» деньги на счет. Хорошо, если учесть рекомендации и сделать внесение денег на счет с правильной формулировкой. Но еще лучше, мы рекомендуем – напрямую оплатить аренду через любой банк без внесения денег на счет. Тогда вообще вопрос о доходах не возникает, а оплачиваются только расходы. Просто так потратить денежные средства с расчетного счета предпринимателя нельзя, поскольку счет открыт для предпринимательской деятельности, а не для обслуживания личных нужд гражданина. Оплачивать с расчетного счета, счета по квартире и прочим личным расходам не рекомендуется. В подобном случае, желательно снять средства с расчетного счета как чистую прибыль, или перевести на личный карточный счет, и только после этого расходовать их на свое усмотрение. Обращаем внимание, существует ограничение на предельный размер взаиморасчетов наличными деньгами между юридическими лицами и частными предпринимателями. На сегодня эта сумма составляет 10000 грн. в день. Размер штрафов от ошибок из-за неправильных формулировок очень разнообразен – от потерь в размере 15-17% от оборота, до пятикратного размера от выручки, вплоть до лишения статуса плательщика единого налога. 7. Неправильный учет доходов и расходов, расчет облагаемого дохода Особого внимания заслуживают ошибки относительно учета налогооблагаемого дохода предпринимателя. Не разобравшись в законодательной базе, предприниматели на едином налоге ошибочно считают, что доход предпринимателя «единщика» – это только денежные средства, полученные в виде выручки. К сожалению, на сегодня законодательство для упрощенцев усложнилось, а потому следует обратиться к консультантам, дабы разобраться во всех новшествах законодательства. Особенно много нарушений при определении дохода у предпринимателей на общей системе налогообложения. Часто предприниматели не знают, как правильно учесть расходы в своей деятельности, какие возможно включить расходы, а какие нет. Например, учесть в расходах обслуживание собственного авто, списание бензина, амортизацию основных средств т. п. Из-за неверно рассчитанных доходов или расходов, рассчитывается неправильная сумма облагаемого налогом дохода. В результате предприниматель сам себя наказывает переплатой, либо недоплачивает налоги с дальнейшими последствиями. Некоторые предприниматели на едином налоге из-за неверного подсчета облагаемого дохода попадают в ситуацию превышения лимита. Следует с осмотрительностью относиться к подсчету дохода, особенно когда предприниматель работает с использованием посреднических, комиссионных договоров и т.п. Неправильно составленный договор, акт услуг при проверке или закрытии, может привести к определению налоговиками превышения лимита. Такая ситуация может повлечь для предпринимателя потерю статуса плательщика единого налога. Чем опасна данная ситуация? Приведем пример. Налоговики проводят у проверку в декабре 2013 года, определяют, что у Вас неправильно оформлена документация по агентским договорам комиссии. Если неправильно оформлены договора комиссии, акты, все деньги, поступившие на счет, буду считаться доходом предпринимателя, а не только сумма комиссионных. Если у предпринимателя произошло превышение, например в мая месяце 2013 года, а предприниматель не перешел на общую систему налогообложения. В соответствии с этим, так как предприниматель не перешел на более высокую ставку налогообложения, в третьем квартале, предприниматель «попадаете» со следующего квартала в котором произошло превышение на общую систему налогообложения. В соответствии с изложенным выше, предприниматель вынужден будите уплатить по мимо штрафа, налог 15-17% от всего, что было зачислено на счет, а не только суммы комиссии по договорам которым работали до момента проверки. Конечно, пример очень упрощен, и как правило бывает еще много всевозможных «нюансов», но суть остается. В статье приведены не все возможные ошибки, а только самые распространенные. Все указанные нарушения являются следствием только одной ошибки – низкого уровня осведомленности в области финансов, учета и отчетности предпринимателей. Иногда предприниматели ведут бизнес посредством использования «слухов», советов друзей, хороших знакомых. Самое неблагодарное занятие – это изобретать собственный велосипед. Не следует терять время, его давно изобрели. Пользуйтесь новыми технологическими решениями, которые могут облегчить жизнь предпринимателю, таких как онлайн-рекрутинговые сервисы, шаблоны для создания сайтов, бухгалтерское обслуживание, бухгалтерское программное обеспечение и т.д. Не станет лишним обучение у успешного человека в своей отрасли. Если Вы хотите зарабатывать миллион в год, то следует искать того, кто зарабатывает миллион и более и постараться перенять от него все полезное, что сможет Вам помочь стать таким же успешным. Избегайте «теоретиков», которые перескажут умные книжки, но не смогут передать личный опыт. Посещайте семинары и конференции, слушайте аудиолекции, изучайте специализированную литературу в интернете. И не менее важно – не забывайте немедленно применять в своем деле все то - новое, что узнали в процессе обучения. Возможно, что-то внедрить не получится, но большая часть новых знаний станет полезной. Размер потерь от неосведомленности оценить сложно – они могут быть от фиксированной небольшой суммы, потери статуса плательщика единого налога, до уголовной ответственности. Принимаясь за собственное дело, Вы как предприниматель должны помнить, что Вы теперь не наемный работник, а владелец бизнеса, руководитель и должностное лицо, поэтому решать вопросы, связанные с бизнесом, - Ваша обязанность. И для того чтобы бизнес был успешным, лучше заранее получить информацию, проконсультироваться со специалистами, чем потом тратить время и силы на решение проблем, которых вполне можно было избежать. И если не хватает времени, собственных сил – привлекайте специалистов, разово или на постоянной основе, но никогда не оставляйте нерешенные вопросы.

По материалам: Аудит. Бухгалтерия. Аутсорсинг