Недавно Госстат отменил приказ, которым утверждена типовая форма путевого листа служебного легкового автомобиля (приказ № 95, вступил в силу 16.04.2013 г.). А каким документом в бухгалтерском и налоговом учете подтверждать расходы на ГСМ? Наши
рекомендации приведем дальше
Предыстория
Еще в 2011 году из Закона об автотранспорте и Закона о дорожном движении убрали упоминание о путевой лист (пп. 4 п. 4 и пп. 4 п. 7 г. I Закона № 3565, вступил в силу 14.08.2011 г.). Поэтому уже более полутора лет водители не обязаны его предъявлять сотрудникам ГАИ при перевозке или служебных поездок (абз. «а» пп. 2 п. 3 г. I Закона № 3565, п. 21 ч. 1 ст. 11 Закона о милиции). А те, в свою очередь, не имеют права штрафовать за отсутствие путевого листа у водителя (см. нынешнюю редакцию ст. 126 КоАП, пп. 2 п. 1 р I Закона № 3565).
Поэтому теперь приказом № 95, который отменил типовую форму путевого листа и инструкцию по его применению, Госстат фактически привел в соответствие с законодательством свои нормативные документы.
Документальное оформление списания ГСМ
До большинство бухгалтеров списывали ГСМ именно по путевым листам, несмотря на то что они стали необязательными документами для водителя благодаря изменениям в Законе об автотранспорте. Ведь для целей учета (как бухгалтерского, так и налогового) они вполне подходят. Именно на основании их списывали расходы на ГСМ подводили итоги по работе водителя и авто. Разрабатывать какой-то собственный бланк фактически никто не брался. Согласно п. 2.7 Положения № 88, «первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти». Но, учитывая этот же пункт, документировать хозяйственные операции можно с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизитичы реквизиты типовых или специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88). Однако большинство решило: зачем разрабатывать свою форму, если уже «набили руку» заполнять типовую форму путевого листа. К тому же для грузовых перевозчиков о путевой лист сей говорят Правила перевозок.
После отмены типовой формы путевого листа легкового служебного автомобиля снова возник вопрос:
- по какому же документом списывать расходы на ГСМ?
Сразу скажем, можно и дальше продолжать пользоваться привычной формой путевого листа. Одновременно его можно выписывать на неделю или месяц, а не обязательно в день (ранее п. 2.1 Инструкции № 74 требовал выписывать ежедневно). Или разработать собственную форму, взяв, скажем, за основу отмененную типичную. Главное, чтобы в собственно разработанной были все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Ведь без первичного документа нельзя будет отразить расходы в налоговом учете (п. 138.2 НКУ). Обосновать госпдияльне топливное без путевого листа (или его аналога) для целей НДС (отражения налогового кредита) и налога на прибыль будет сложно. Да и для списания в бухучете без первички никак.
Примите во внимание следующее: если именно в путевом листе водитель зчаста отмечал скоростной режим и участка дороги со щебнем, холмистой местностью и т.д. для применения повышающих коэффициентов для списания ГСМ, в разработанной вами форме также следует предусмотреть графы для этой информации.
- можно уже не заполнять графы для отметки врача и механика?
Для учетных целей такие сведения ни роли не играют. То есть даже если отметок врача и механика не было на путевом листе - на его основе все равно можно списывать топливо. Ведь из-за отсутствия таких отметок документ отнюдь не терял статуса первичного. Подтверждает эти слова и решения суда. Например, в постановлении Донецкого апелляционного административного суда от 18.01.2012 г. по делу № 2а-8135/11/1270 сказано: «Отсутствие подписи врача в графе« Водитель по состоянию здоровья допущен к управлению »и подписи механика, не может свидетельствовать о незаконном списании бензина, а свидетельствует лишь об оформлении путевого листа не в соответствии с требованиями Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, за что п. 3 настоящей Инструкции предусмотрена ответственность, которую несут ответственные лица перевозчика и заказчика в пределах компетенции, определенной настоящей Инструкцией ».
Оговоримся вас о возможных ошибок при использовании путевого листа. Они касаются грузоперевозок, где типовую форму путевого листа не отменен, и пассажирских.
«Скользкие места», связанные с оформлением путевого листа
Внимание! Для грузовых перевозчиков. В Правилах перевозок и сейчас остается утверждение, что путевой лист - первичный документ об учете грузовых автомобильных перевозок, всесторонне характеризует работу автомобиля и водителя с момента их выезда из автотранспортного предприятия и до возвращения на предприятие (п. 1 Правил перевозок). И суды даже после того, как путевой лист исчез из Закона об автотранспорте, продолжают его считать необходимым первичным документом для списания горючего и учета транспортной работы, ссылаясь на Правила перевозок (см. постановление Киевского окружного административного суда от 12.03.2013 г. по делу № 2а-5966/12/1070). Вместе с тем они говорят об использовании утвержденной формы. Учитывая это, при перевозках грузов рекомендуем использовать типовую форму путевого листа грузового автомобиля (№ 2-ТН), утвержденную приказом № 488.
Для пассажирских и грузовых перевозчиков. Проведение предрейсового медосмотра и сейчас является обязательным (п. 1.4 и г. ИV Положения № 65, Закон об автотранспорте). В свою очередь, его результаты врач заносит в журнал. А при наличии путевого листа - делает запись и в нем (п. 4.6 Положения № 65).
Ежесменная проверка техсостояния авто предусмотрена Порядком № 974 и Законом об автотранспорте. Проверку техсостояния отражают в журнале, ведение которого контролирует перевозчик (п. 8.1 Порядка № 974). Например, водителю грозит админштраф за перевозку грузов (пассажиров) без прохождения предрейсового медосмотра, проверки техсостояния - от 510 до 680 грн (ч. 9 ст. 1331КпАП). Его накладывают работники ГАИ, которые имеют специальные звания (п. 3 ст. 222 КоАП). Но, учитывая то, что требовать путевые листы гаишники не вправе, оштрафовать могут разве заглянув в журнал медосмотров и контроля техсостояния ...
Вывод
Для списания ГСМ легкового служебного автомобиля и учета работы водителя и в дальнейшем уместно использовать путевой лист. Правда, можно отойти от его типовой формы, которую отменено, в частности не заполнять графы, предусмотренные для врача и механика. Главное, чтобы в документе были все обязательные реквизиты первичного документа. Иначе для целей учета он не подойдет.
Грузовом перевозчикам рекомендуем использовать типовую форму, несмотря на имеющуюся судебную практику.
Галина Морозовская,
ведущий бухгалтер-эксперт
Список использованных нормативно-правовых актов:
НКУ - Налоговый кодекс Украины.
КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях.
Закон об автотранспорте - Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III.
Закон о дорожном движении - Закон Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. № 3353-XII.
Закон № 3565 - Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно устранения избыточного государственного регулирования в сфере автомобильных перевозок» от 05.07.2011 г. № 3565-VI.
Закон о бухучете - Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» 16.07.1999 г. № 996-XIV.
Закон о милиции - Закон Украины «О милиции» от 20.12.1990 г. № 565-XII.
Правила перевозок - Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса Украины от 14.10.1997 г. № 363.
Приказ № 95 - Приказ Госкомстата Украины «О признании утратившим силу приказа Государственного комитета статистики Украины от 17 февраля 1998 № 74« Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения »от 19.03.2013 г. № 95.
Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.
Приказ № 488 - приказ Минтранса и Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.1995 г. № 488/346.
Положение № 65 - Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное приказом Минздрава и МВД Украины от 31.01.2013 г. № 65/80.
Порядок № 974 - Порядок проверки технического состояния транспортных средств автомобильными перевозчиками, утвержденный приказом Минтранса Украины от 05.08.2008 г. № 974.
Воспроизведение материала в любой форме полностью или частично возможно только с письменного разрешения газеты «Интерактивная бухгалтерия».
Комментариев нет:
Отправить комментарий